Несколько номеров

Несколько номеров WhatsApp, несколько сотрудников и никаких телефонов по кругу

Как команды делят номера WhatsApp сегодня и где это перестаёт работать. Подключение WhatsApp в MyCRM появится скоро; Telegram в той же панели уже работает.

Что есть сегодня

Подключить номер WhatsApp к MyCRM пока нельзя: эта часть в разработке. Описанная ниже схема работы с несколькими номерами сегодня действует в панели для Telegram. Разделы о WhatsApp — общая информация, она пригодится независимо от того, будете ли вы пользоваться MyCRM.

Почему телефонов и общих входов не хватает

В небольшой команде всё обычно начинается так: номер продаж лежит на одном телефоне, номер поддержки на другом, а WhatsApp Web открыт на нескольких компьютерах. Какое-то время это работает, потом появляются проблемы:

Телефон у одного человека. Он в отпуске или телефон заряжается в другой комнате — и номер фактически закрыт.
Непонятно, кто ответил. С одного номера пишут пятеро, и ни клиент, ни руководитель не знают, от кого сообщение.
Все видят всё. Тот, кто открыл WhatsApp Web, получает все чаты и телефоны клиентов на этом номере. Ограничить человека его собственными клиентами нельзя.
Клиент получает два ответа или каждый думает, что ответил кто-то другой, и не отвечает никто.
Данные для входа ходят по рукам. Передать команде код регистрации или PIN двухшаговой проверки значит передать контроль над номером.

Связанные устройства и их ограничения

Функция «Связанные устройства» позволяет пользоваться аккаунтом с телефона в браузере или в приложении для компьютера. Правила, которые стоит знать:

К аккаунту, кроме телефона, подключается до четырёх устройств. В приложении WhatsApp Business лимит такой же.
Связанные устройства работают, даже когда телефон не в сети. Но если WhatsApp на основном телефоне не открывали около 14 дней, сеансы на связанных устройствах завершаются. Оставить телефон в ящике не получится.
На новое устройство синхронизируется только недавняя история. Старая переписка может прийти не полностью.
Владелец аккаунта — телефон. Список связанных устройств виден там же, и любое устройство отключается одним нажатием.

Четырёх устройств небольшой команде как будто хватает, но каждый браузер занимает место и каждый показывает номер целиком. Когда лимит исчерпан, ради нового сотрудника приходится завершать чей-то сеанс.

Что меняет общая панель

В общей панели номер подключается один раз, а сотрудники входят не в номер, а в панель. В списке связанных устройств занято одно место, и число людей больше не зависит от этого лимита.

Вопрос	Телефон и WhatsApp Web	Общая панель
Вход	Все под одним номером	Каждый под своей почтой и паролем
Видимость	Все чаты номера	Только назначенные номера и чаты
Владелец чата	Неясно	У каждого чата есть ответственный
Несколько номеров	Переключение между устройствами и вкладками	Все номера в одном списке
Журнал	Нет	Кто и что сделал, видно в журнале действий
Уход сотрудника	Найти сеанс и завершить его	Закрыть учётную запись

Когда сотрудник уходит

Номера уязвимее всего в день увольнения сотрудника. Каким бы инструментом вы ни пользовались, пройдите по списку:

SIM-карта и телефон, на котором зарегистрирован номер, остаются у компании. Не заводите рабочие номера на личных линиях.
Откройте на телефоне Настройки → Связанные устройства и отключите незнакомые или ненужные сеансы.
PIN двухшаговой проверки и резервную почту знает только ответственный за номер.
Передайте чаты ушедшего другому сотруднику, а невыполненные обещания запишите в заметках.
Не разрешайте сохранять телефоны клиентов в личные контакты.

В общей панели второй и четвёртый шаги короче: вы закрываете учётную запись, доступ ко всем номерам пропадает одновременно, а чаты переназначаются другому сотруднику.

Что планирует MyCRM

Когда WhatsApp запустится, каждый номер нужно будет подключить из приложения на его телефоне: по QR-коду или коду сопряжения. Телефон остаётся у вас и время от времени должен выходить в сеть. Номера появятся в тех же общих входящих, что и номера Telegram, а права команды будут задаваться по номерам: кто какой номер видит, кто только читает, кто видит лишь назначенные ему чаты. Массовой отправки людям, которые вам не писали, не будет.

Такая же система прав уже работает для номеров Telegram. Чтобы настроить её сейчас, начните с Telegram.

Частые вопросы

Сколько человек могут одновременно работать с одним номером WhatsApp? Средствами самого WhatsApp — телефон и до четырёх связанных устройств. Общая панель занимает одно место связанного устройства, а сколько человек отвечает, определяют учётные записи в панели.

Телефон должен быть постоянно включён? Нет, связанные устройства работают и при выключенном телефоне. Но если WhatsApp на основном телефоне не открывать около 14 дней, сеансы связанных устройств завершатся, поэтому телефон нужно иногда выводить в сеть.

Появятся ли в панели старые чаты? Не все. WhatsApp синхронизирует с новым устройством только недавнюю историю. Сообщения, пришедшие после подключения, видны полностью.

Можно ли сегодня подключить номер WhatsApp к MyCRM? Нет, подключение WhatsApp появится скоро. Сегодня в той же панели можно подключить номера Telegram и пользоваться той же системой прав.

По теме: Что такое WhatsApp CRM · Общие входящие WhatsApp · Безопасность